保定理工学院报告厅及会议室管理办法

(2024年修订)

第一章  总  则

第一条 为切实加强学校报告厅和会议室的规范化管理，提供高标准的会议服务保障，根据学校实际情况，按照“统一安排、属地管理”的原则，特制定本办法。

第二章  使用管理

第二条  管理及使用范围

（一）日常管理

1.报告厅、校级会议室由校长办公室负责统一协调安排使用。

2.校级会议室仅供学校或职能部门组织的全校性会议使用，原则上不用于各部门（单位）内部会议。

3.报告厅主要用于大型学术活动及重要会议，原则上不对学生和校外单位开放。

4.校长办公室负责5教12楼报告厅、第一会议室、第二会议室、贵宾接待室的日常管理，具体负责：室内财产及钥匙的保管、室内茶水的供应、室内卫生保洁、室内电器设备及门窗的关闭等；校团委负责1教211报告厅的日常管理，具体负责：财产及钥匙的保管、卫生保洁、电器设备及门窗的关闭、会议灯光音响服务等；其他各部门（单位）的会议室自行管理。

（二）使用范围

第三条  使用原则。通常遵循“轻重缓急、先后有序”的原则，会议召集部门按照预约先后顺序使用相应的报告厅和会议室。若各部门（单位）预定的会议与学校临时安排的重要会议发生冲突，由校长办公室负责统筹调整，使用单位须服从校办室的安排。

第四条  申请程序。会议召集部门最多可提前一周，通过学校OA系统向校长办公室提交使用申请，获批后方可在相应时段内使用；如会议临时调整，须及时在预约系统内变更或取消，并通知校长办公室工作人员。未在预约时间内使用完毕，若该报告厅或会议室在后续时间无其他安排，可超时使用；但若后续时间段内已安排其他人员（部门）使用，超时后须及时终止使用。

报告厅或会议室原则上须提前审批，如遇特殊情况，需临时借用报告厅或会议室可由会议召集部门负责人与校长办公室主任沟通，说明使用时间、人数、主要内容后安排使用。未经审批同意，任何部门（单位）不得擅自使用报告厅和会议室。

第五条  使用规定

（一）会议召集部门应在工作时间内，安排人员提前半小时到校长办公室领取钥匙。会议结束后，在工作时间内按时归还钥匙，经校办室查验室内物品归位、设施设备完好后流程结束。

（二）会议召集部门应自觉维护报告厅或会议室的环境卫生，不在报告厅和会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不大声喧哗，保持室内的整洁，对在使用会议室或报告厅时有不文明行为的，管理部门有责任劝阻。

（三）会议召集部门在报告厅或会议室悬挂、张贴物品，不得破坏、弄脏原有装修，会后应及时清理横幅等张贴物；未经同意，不得改变室内设备、家具的位置，如有改变须在会议结束后主动恢复桌椅的位置；爱护公物，避免坚硬物品划伤桌椅等设施设备，不得将报告厅或会议室物品携带外出。

（四）会议召集部门应在报告厅或会议室使用完毕后，及时关闭空调、仪器设备、门窗，切断电源，带走纸屑，由于使用完毕未关空调、电源、门窗等，造成设备和物品损坏或丢失的，由会议召集部门承担责任。

（五）会议召集部门在使用前应认真检查室内设施设备情况，如发现有损坏情况的，要及时与校办室联系，进行修复。使用中，如出现不会使用设备或设备故障等问题时，应及时联系校办室工作人员，以便及时指导使用及维修。对因使用不当造成室内设施设备损坏的，修理费用由使用单位承担。

第三章  会议室卫生标准

第六条  校长办公室负责校级会议室日常卫生的清扫。

（一）茶水杯、茶水柜、一体机、操作台等在使用后进行消毒处理；茶水杯需内外清理干净，不能有茶渍，清洗后放入消毒柜进行消毒（干净茶具须倒扣放置）；消毒柜表面、侧面、边角擦拭干净。

（二）清理会议桌垃圾，用湿毛巾擦掉污渍后需用干净的干毛巾擦掉水渍;用湿毛巾擦拭会议桌下面，不可留有脚印等污渍；清理会议椅(包括椅的边角柱等)，并摆放整齐；检查、补充会议桌面物品，办公用品(订书机、削笔刀、橡皮、订书针、计算器、胶水、各色签字笔等)归置于笔筒中，饮用水、纸巾盒、笔筒、烟缸放置于同一水平线，摆放整齐有序。

（三）室内开关、空调的清洁需用湿毛巾擦掉开关上的污渍，必要时使用小刀轻轻拭去表面的附着物，再用干净的干毛巾进行擦拭，保持无指纹等污渍。门窗需进行残留物的清理，用玻璃干净器从左至右拭擦，最后将玻璃干净器冲刷后再次拭擦，保持室内墙面清洁无蜘蛛网，玻璃透明无明显污渍。地面需打扫地面的垃圾、残留物，用湿拖把拖地，要无水迹、脚印、污泥，保持干净无痰渍、无污垢、无卫生死角。

（四）定期给室内绿植浇水等养护，无枯枝死叶，花叶无灰尘。定期检查灯具、空调、风扇、钟表、多媒体设备(PPT、话筒、电脑线、翻页笔)等的正常使用，确保设施设备的完好、物品的齐全，如发现损坏及时向相关部门报告。

第四章  附  则

第七条  本办法自发布之日起执行。最终解释权归校长办公室所有。

附件：校级会议室设施设备摆放标准

附件.docx