保定理工学院对外发送电子邮件的管理规定

第一章  总  则

第一条 为了规范我校对外发送电子邮件的流程，确保信息的准确性和权威性，特制定本管理规定。

第二条 所有以学校名义对外收发的电子邮件，必须遵守本规定。

第三条 校长办公室负责对电子邮件服务进行管理和维护。

第二章  邮件发布审批流程

第四条 任何部门或个人以学校名义对外发送电子邮件，须撰写邮件内容，并填写《对外发送电子邮件审批表》（详见附表）。审批表应详细注明邮件的主题、内容摘要、发送对象以及发送目的，并附上完整的邮件内容。

第五条 审批表及邮件内容经部门领导、主管校领导签字同意后，提交校长办公室审核。

第六条 校长负责对邮件内容进行审批，并在审批表上签署意见。经校长审批同意后，方可使用学校官方邮箱发送。

第七条 如邮件内容涉及敏感信息或重要事务，还需经过相关部门负责人会签。

第三章  邮件发布审批流程

第八条 所有以学校名义对外发送的邮件，必须使用学校的官方邮箱进行发送。严禁使用个人邮箱、第三方邮箱服务发送代表等方式发送电子邮件。

第九条 邮件的标题应简明扼要，准确反映邮件主题；正文要清晰明了，语气得体，符合学校的形象和立场；如需插入附件，应确保附件内容安全、无毒，且与邮件主题相关，避免发送大文件或不必要的附件。

第十条 发送邮件前，必须认真核对收件人地址、邮件内容和附件，确保准确无误。

第十一条 邮件发送后，发送人应保存好发送记录，并随时关注收件人反馈，以便及时处理可能出现的情况。

第四章  违规发送处理

第十二条 未经校长审批而擅自以学校名义对外发送邮件的，将视情节轻重给予相应处理，包括但不限于警告、通报批评等。

第十三条 因违规发送邮件给学校造成不良影响或损失的，相关责任人应承担相应责任，并按照学校有关规定进行处理。

第五章  附  则

第十四条 本管理规定自发布之日起执行，由校长办公室负责解释。

第十五条 如有未尽事宜，可根据实际情况进行调整和完善。

附表.doc